・採用計画を立てる
中途採用は欠員補充が主になる為、年間の採用計画へ落とし込む事は難しいですが、新卒採用は基本的に年に１回の一括採用になります。採用計画を立てる際は、実際の学生の就職活動スケジュールを把握していた方が良いでしょう。通常の就職活動は３年次の秋口より始まります。１２月１日に就職ナビ各社の就職サイトがオープンになる為、そのタイミングに合わせて学生も動き始めます。
１２月から３月にかけて、大型の合同企業説明会が毎週の様に開催されます。４月頃より選考が始まり、内定時期は5月のゴールデンウィーク明けから６月上旬にかけて内定出しを行う企業が全体の６割以上を占めます。
採用活動開始のタイミングは、各社それぞれですが、ナビを使っている企業は、ナビのスケジュールに合わせるので全体的に早めの採用活動になります。ただ、ライバル企業も多いので、しっかりとした採用計画を立てることが必要です。
・採用要件を明確にする
もっとも重要な採用要件とは何でしょうか？それは「会社に貢献できる人材を採用する」ということに他なりません。もっと簡単に言うと「利益を上げることのできる可能性のある人材を採用する」ということです。採用活動は、複数の担当者が関わります。担当者による評価のずれを無くす為には事前に採用要件を明確にしておく必要があります。
採用はコストです。新卒採用であろうと、中途採用であろうと、採用後の利益貢献ができなければ、会社の大きな負担になることは事実です。採用の前には必ず自社の採用要件を明確にする必要があります。
・採用担当者のトレーニング
良い採用を行うためには、採用担当者のトレーニングは欠かせません。昨今は就職難ということもあり、多くの学生が大学での就職対策ゼミを受講しています。エントリーシートの書き方から、面接対策まで十分にトレーニングを積んでいる為、採用担当者にも選考の技術が無ければ、簡単に騙されてしまいます。人材採用は会社の将来を左右する重要な経営戦略の一つです。採用担当者の方向けに、面接官トレーニングなどが行われていますので、機会を見つけて参加されることをお勧めいたします。
・母集団形成について
選考希望の学生集めることを母集団形成といいます。大手企業になると母集団の数は数千名にもなります。母集団は数を集めることと認識されていますが、重要なことは、採用対象になる学生を効率的に集めることに他なりません。採用対象にならない学生をどれだけ集めても、時間の浪費になります。自社の採用要件に照らし合わせた上で、母集団形成を行うことが大切です。
・就職ナビの利用
母集団形成で一般的に利用されている媒体は「就職ナビ」といわれるインタネットの新卒求人広告サイトです。学生の間ではリクルート社の「リクナビ」の利用が最も多く、次いで毎日コミュニケーションズ社の「マイナビ」が利用されています。利用料金は、50万〜とプランによって料金に差がある。無料のナビもあるが、認知度の高さと、学生の集客力を考慮すると前述の2社の利用をお勧めいたします。
・学校への求人募集
学校へ求人依頼には学校指定の求人票に雇用条件や説明会日程を記載して提出しなければなりません。求人票は各大学の就職課へ問い合わせると、郵送又はメールで貰えます。学校で説明会も開催できますが、説明会を希望している企業も多いため、希望の日程で説明会を行いたい場合は早めの申し込みが必要となります。
・自社ＨＰへの掲載
採用を行うのであれば、まず最初に整備しなければならないのが自社HPの採用ページです。就職ナビと比べると比較的安価で採用情報を掲載できるので、雇用条件だけではなく、代表者からのメッセージや、先輩社員の声などを乗せると会社のイメージも湧きやすいのでお勧めです。
・無料就職説明会の利用
行政の就職支援事業の一環で、民間委託による合同企業説明会が多く開催されています。行政の委託事業のため、参加費用は無料の場合がほとんどです。参加費用を考えなくて良いため、気軽に参加できるメリットがあります。初めての新卒採用の場合は、利用を強くお勧めいたします。
・エントリーシートとは
エントリーシートとは、企業独自で項目設定ができる応募書類のことです。決まったフォーマットはありませんが、「自己PR」「志望動機」などはどの企業でも入っているようです。エントリーシートの質問項目で、ある程度コンピテンシーの有無が確認できるような質問事項を入れておくと、効率の良い面接が可能になります。
・書類選考のポイント
書類選考のポイントは「字が丁寧に書いてあるか？」「質問に対してきちんと答えているか？」「自己PRや志望動機の根拠がはっきりしているか」といった点が選考のポイントになります。
「字が丁寧に書いてあるか？」という項目では志望意欲の高さと、タイムマネジメント能力を見ることができます。エントリーシートや履歴書は、１枚記入するのに１時間程度かかります。丁寧に書くと２時間は優にかかります。忙しい就職活動の中で、しっかりとした書類が記入できる学生は、やるべきことの優先順位付けが出来ており、目標に対して余裕を持ったスケジューリングが出来ている可能性があり、高いタイムマネジメント能力を持っていると思われます。
次に「質問に対してきちんと答えているか」という項目では、本人コミュニケーション力を図ることができます。エントリーシートの質問に対して、きちんと答えていない学生は非常に多くいます。そういう学生は、面接時でも、的確に質問に答えることはできません。書類の段階でふるいにかけても問題ないと思います。
最後に、「自己PRや志望動機の根拠がはっきりしているか」という項目です。根拠というのは、学生が今まで経験したエピソードのことを指します。過去の経験から、自己PRや、志望動機が書いてあるのであればOKですが、そうでない場合は、マニュアルの写しか、志望意欲が低い可能性があります。書類選考は選考のなかでも最も多く書類を見る作業になります。母集団が多ければその分時間がかかる採用になるので、ポイントを絞った効率的な選考が必要です。
・応募書類の返却について
事前に返却しない旨を、明記しているのであれば返却しなくてもかまいません。明記してない場合は、個人情報の保管上のリスクもあるので、返却したほうが無難でしょう。応募書類の用途は選考のみになっているので、本人をとらずに自社のDMリスト等に入れることはできません。
・筆記試験とは
筆記試験は自社で自由に設定できます。代表的なものとしては「作文」「一般常識」「英語」「数学」「国語」「業界特化の基礎知識」などがあります。最近話題になっている「論理的思考力」を評価するには「作文」が良いと言われています。
「問題設定に沿った作文になっているか？」「起承転結になっているか？」などが評価項目になります。中小企業の中では筆記試験を行わない企業もありますが、業務上必要な能力で筆記試験で確認できる項目があれば、迷わず行ったほうが良いでしょう。
・個別面接とは
求職者1名に対して、1名〜複数名での面接を行うことを個別面接と言います。時間は30分程度が標準的な面接時間になります。時間の設定は会社都合で自由に設置出来ますが、最長でも1時間位が目処になります。逆に時間が短すぎると、求職者の情報が引き出せないので、事前情報の有無によって面接時間を決めると良いでしょう。
・個別面接のポイント
個別面接では、求職者とのコミュニケーションを第一に考えなければなりません。高圧的な態度では、求職者が萎縮してしまい、十分な情報を引き出すことができません。個別面接では、まず話しやすい雰囲気作りが大切になります。
・最終面接とは
最終面接は、役員面接とも呼ばれます。役員面接後が、内定となるので最終面接と呼ばれます。社長のみで行う場合や役員が全員出席する場合など、役員面接の形は会社によって様々です。
・最終面接のポイント
最終選考で確認しなければならないのは「覚悟」です。最終選考まで進んでいても「この会社で就職すべきか？」と悩んでいる求職者はいます。内定後の辞退を減らす為にも、「本当に自社に入って働きたいか」という点を中心に質問を行い求職者の「覚悟」を確認することが必要です。
また、事前の選考情報を人事担当者が詳細に役員に伝え、十分な情報の中で、合否の判断を行うことが失敗のない採用につながります
